Het potentieel van uw ERP realiseren

Het potentieel van uw ERP realiseren

8 redenen waarom bedrijven hun ERP-systemen niet volledig benutten en hoe ze deze kunnen verhelpen

Bedrijven investeren veel in het adopteren van nieuwe ERP-oplossingen, soms tientallen miljoenen dollars, in de hoop de beloofde resultaten van verhoogde productiviteit, betere besluitvorming en nauwkeurigere processen te behalen. Uit recente onderzoeken blijkt echter dat veel bedrijven hun ERP-oplossingen onvoldoende benutten en er niet in slagen het potentieel te maximaliseren om een ​​positief rendement op hun investering te creëren. Een recent onderzoek van Accenture onder 300 senior IT-professionals bij de grootste 2.000 bedrijven in Noord-Amerika en het Verenigd Koninkrijk onthulde deze verrassende cijfers:

• 31% gebruikt hun ERP-systeem in de helft of minder van de organisatie
• 64% gebruikt de kernfuncties van hun ERP-systeem
• 19% heeft hun ERP-systeem volledig geïntegreerd met klantsystemen
• 50% kocht ERP-systemen waar ze maar de helft van de systemen nodig hadden 'capaciteiten
• 20% maakt niet van alle functionaliteit gebruik door gebrek aan training

Er zijn veel horrorverhalen over ERP over exploderende kosten, de frustraties van verandering en het verliezen van de controle over het bedrijf. Soms kan het gedoe van een ERP zo groot worden dat een bedrijf het in de prullenbak gooit en de verliezen beperkt. De redenen waarom het hier misgaat, zijn er in overvloed. Dit artikel bespreekt 8 veelvoorkomende fouten die bedrijven maken waardoor ze het potentieel van hun investering niet volledig realiseren en hoe u deze valkuilen kunt oplossen of vermijden.

1. De verkeerde adviseur gebruiken om te helpen bij het kiezen van een ERP-systeem

Met honderden beschikbare ERP-systemen kan het voor een bedrijf zonder expertise in het veld moeilijk zijn om de juiste voor hun bedrijf te kiezen. Deze bedrijven wenden zich vaak tot een adviseur die hen kan helpen bij het nemen van de beslissing. Helaas vertegenwoordigen deze consultants vaak een bepaalde ERP, of bevelen ze op zijn minst altijd het systeem aan waarmee ze het meest vertrouwd zijn, of het nu wel of niet geschikt is voor het bedrijf. Ze praten misschien alleen over de voordelen van een ERP en slaan elk gesprek over de bijwerkingen van de implementatie van hun systeem over. Of ze hebben misschien een sterke achtergrond in de ERP die ze vertegenwoordigen, maar geen sterke achtergrond in bedrijfsactiviteiten.

Oplossing: bedrijven mogen alleen consultants gebruiken die niet zijn verbonden met een ERP-systeem. Ze moeten bedrijfseigenaren helpen beslissingen te nemen over het beste ERP-systeem voor hun specifieke bedrijf. Een goede consultant heeft een sterke achtergrond in bedrijfsvoering en neemt de tijd om uw unieke bedrijf te begrijpen. Ze maken u ook van tevoren bewust van mogelijke valkuilen met betrekking tot implementatiehoofdpijn en andere voorzienbare problemen. U kunt uw consultant helpen de juiste beslissing te nemen door uw budget, tijdlijn en vereisten te bespreken. Zoek vervolgens een leverancier die aan deze overwegingen kan voldoen.

2. Een te groot ERP kiezen

Er bestaat zoiets als te veel van het goede. Kiezen voor een ERP-systeem dat teveel functionaliteit biedt, is niet alleen een onnodige geldverspilling, het zorgt ook voor meer gedoe en frustraties bij de implementatie- en trainingsprocessen. Robuuste ERP-oplossingen van bedrijven als SAP en Microsoft zijn niet alleen extreem duur, maar bieden ook een groot aantal modules die niet voor alle branches bruikbaar zijn. Ongeveer 50% van de ondervraagde bedrijven zei dat ze niet al hun mogelijkheden van hun ERP nodig hebben en dat ze hun ERP-oplossing omslachtig vinden.

Oplossing: bij het benaderen van een ERP-oplossing moeten bedrijven niet kijken naar wat het is, maar in plaats daarvan naar wat het voor hun bedrijf kan doen. Hoe kan de implementatie van de ERP-oplossing passen in hun bestaande bedrijfsactiviteiten? De meeste bedrijven hebben een op maat gemaakte ERP-oplossing nodig die is afgestemd op de specifieke vereisten van hun bedrijf, in plaats van een duurder systeem aan te schaffen dat vol zit met onnodige functies.

3. Slechte implementatie van de ERP-oplossing

Helaas worden de problemen met ERP-implementatie niet geadverteerd in het verkoopproces en kan een slechte implementatie veel duurder zijn dan de ERP-oplossing zelf. Vaak overspoelen problemen een bedrijf na de verkoop omdat ze niet goed hebben gepland hoe de oplossing kan worden geïmplementeerd. Ze hebben geen primair contactpersoon voor ERP-implementatie die bekend is met de software.

Oplossing: bespreek met uw leverancier of adviseur de verwachtingen, zowel goede als slechte, die tijdens het implementatieproces ontstaan. Zorg ervoor dat de communicatielijnen open blijven nadat de verkoop definitief is en dat er ERP-implementatiemanagers zijn om te helpen bij de implementatie. Idealiter is de implementatiemanager een doorgewinterde werknemer met een goed begrip van de budgetbehoeften van het bedrijf. Houd een plan klaar voor het ERP dat bepaalt waar u uw gegevens naartoe wilt migreren, welke middelen aan welke afdelingen worden toegewezen en wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van elk aspect van het ERP-systeem.

4. Het doel van een ERP-systeem verkeerd begrijpen

Soms kunnen onrealistische overtuigingen en miscommunicatie een ERP ervan weerhouden zijn volledige potentieel te realiseren. Vaak denken bedrijven ten onrechte dat een ERP-oplossing gewoon een ander type software is en daarom alleen binnen het domein van de IT-afdeling valt en niet iets waar human resources of hoger management zich mee bezig zou moeten houden. Diezelfde leidinggevenden klagen dat de ERP-oplossing ver achterbleef bij de beloofde resultaten. Met dergelijke overtuigingen is het geen wonder dat 31% van de bedrijven zegt ERP in de helft of minder van hun organisatie te gebruiken.

Oplossing: een systeem voor het plannen van bedrijfsmiddelen gebruikt het woord "onderneming" niet voor niets, het is bedoeld om zich uit te strekken tot alle aspecten van een bedrijf en bedrijfsafdelingen en ervoor te zorgen dat ze samenwerken. Als alle onderdelen van de onderneming het systeem gebruiken, wordt het bedrijf geharmoniseerd en worden de afdelingen gesynchroniseerd.

5. Het niet geven van voldoende training voor het ERP-systeem

Na de aanschaf- en implementatiekosten zijn bedrijven vaak terughoudend om meer geld uit te geven aan het opleiden van hun personeel om het ERP-systeem te gebruiken. Maar door te bezuinigen op training, kunnen ze op de lange termijn meer uitgeven dan aan een goede training. 20% van de ondervraagde bedrijven zei dat ze niet alle functionaliteit van een ERP-systeem gebruiken vanwege tijdgebrek om te leren hoe de functies toe te passen. Niet alleen zal een slechte opleiding het potentieel van een ERP-oplossing niet volledig realiseren, het kan er ook voor zorgen dat de oplossing omslachtiger dan voordelig wordt. Als zelfs maar één medewerker niet weet hoe het systeem moet worden gebruikt, kan dit de hele oplossing een sleutel in de vorm van een sleutel geven.

Oplossing: als alle medewerkers weten hoe ze met het systeem moeten werken, verloopt alles soepeler. Ga er niet vanuit dat werknemers het gewoon kunnen gebruiken en de tijd en kosten nemen om ze goed op te leiden. Laat ze zien hoe ze competentie in een bepaald systeem kunnen ontwikkelen en perfectioneren. Dit helpt het potentieel van het ERP-systeem te maximaliseren.

6. Het ERP-systeem niet integreren met de systemen van de klant

Een ERP faciliteert niet alleen de informatiestroom tussen alle bedrijfsfuncties binnen de grenzen van een organisatie; het kan ook worden gebruikt om verbinding te maken met externe klanten. Toch heeft slechts 19% van de bedrijven ERP-systemen die volledig zijn geïntegreerd met klantsystemen en 37% van de Britse en 27% van de NA-bedrijven deelt nauwelijks of geen gegevens Power Platform met klanten.

Oplossing: neem de tijd om te begrijpen hoe en waarom uw ERP-systeem kan worden geïntegreerd met klantsystemen om gegevens te delen. Identificeer de potentiële voordelen die u zullen helpen het potentieel van uw ERP-oplossing te maximaliseren.

7. ERP niet gebruiken om doelen te stellen

De meeste bedrijven gebruiken een ERP-systeem voornamelijk voor het bijhouden van boekhoudgegevens. Een van de grootste voordelen van een ERP is echter het vermogen om de bedrijfsprestaties te verbeteren door de key performance indicators van medewerkers te monitoren. Het gebruik van een ERP-systeem als een doelstellingenbepaler vereist dat bedrijven zowel financiële als niet-financiële meetgegevens gebruiken om doelstellingen vast te stellen. Slechts 11% van de bedrijven dacht echter dat hun ERP-systeem alle of de meeste niet-financiële informatie vastlegde die nodig was om deze doelstellingen te meten.

Oplossing: bepaal wat uw belangrijkste prestatie-indicatoren zijn voor uw werknemers en zorg ervoor dat ze worden vastgelegd via de ERP-oplossing. Door de prestaties van medewerkers te monitoren, kunt u meetbare doelen stellen en sterke en zwakke punten identificeren.

8. Niet weten wanneer het tijd is om een ​​ERP-systeem te upgraden

Een ERP-oplossing is een grote investering, dus er is een verleiding om een ​​verouderd systeem te behouden in plaats van de kosten te sparen om werknemers een nieuwe oplossing aan te schaffen, te implementeren en op te leiden. Maar hoe langer een bedrijf wacht, hoe moeilijker het is om over te stappen op een nieuwe ERP-oplossing.

Oplossing: blijf in contact met betrouwbare consultants en leveranciers die uw bedrijfsgroei begrijpen en die u het beste kunnen aanbevelen wanneer het tijd is om te upgraden naar een nieuw systeem.

Voordelen van een volledig functionerende ERP

Door de informatiestroom naar elke bedrijfsfunctie te vergemakkelijken, best practices in de ERP-systemen te implementeren en bedrijfsprocessen te integreren, bespaart een succesvolle ERP-oplossing tijd en kosten. Gecentraliseerde bedrijfsgegevens elimineren de noodzaak om wijzigingen via meerdere systemen te synchroniseren, een alomvattend overzicht van de onderneming maakt betere en snellere besluitvorming mogelijk, en best practices zorgen ervoor dat redundantie uit processen wordt verwijderd.

• Verhoogde productiviteit, minder redundantie
• Beter beheer en besluitvorming
• Nauwkeuriger proces met minder fouten
• Marktvoorspelling en trendspotting

Het geheim van ERP is eenvoud

Over het algemeen is het beste dat een bedrijf zich kan herinneren, dat een ERP-systeem eenvoudig en elegant moet zijn. Bedrijven moeten identificeren wat hun vereisten zijn en een ERP-systeem kiezen dat het beste aan deze vereisten voldoet, zonder externe functies die de gebruiker vastlopen en de kosten verhogen. Een dergelijke oplossing is gemakkelijker te implementeren en het is gemakkelijker om werknemers te trainen in het gebruik van het systeem als ze begrijpen hoe elk onderdeel werkt en welke voordelen het oplevert.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *